年末の業績自己評価はどうやって書くの？
この記事はもともと「Vista Newsletter（新しいタブで開く）」No.154 に掲載されたものです。
こんにちは、こんにちは！
昨日は10月も最終日でした。 今週私は、ホテルのギルドでのスピーチ、AI の個別指導から、昨日の朝の AI を活用したアカデミック ライティング ワークショップ まで、連続していくつかのクラスを受講しました。 講義のほかに、今週私が最も考えたことは実は別のことでした。新しい製品ラインの計画を立て始めました。その最初のプロジェクトは、会社員向けに書かれた 年末評価マニュアル（新しいタブで開く） でした。
第4四半期に入り、多くの企業が期末評価を開始しています。 10月から従業員に年次業績自己評価（自己評価・自己評価）の提出を求める企業もあれば、11月か12月にのみ提出し、その後上司の採点や1対1の面接を行う企業もある。業績評価の質は当然、年末賞与や昇給、昇進にもつながります。
そこで、今回のメルマガの紙面を使って、業績評価はどのように決まるのか、自分に役立つ自己評価の書き方、AIにできること、絶対にやってはいけないことなど、年末業績自己評価についてお話ししたいと思います。 最後に、リリースされたばかりのこの新しいマニュアルを紹介したいと思います。
それは正しい！ 今年の評価シーズンが終わった場合や、自分が上司で自己評価の提出が全く必要ない場合でも、後述する「結果を証拠として書く」ことは、企画書作成や決算報告書作成、クライアントとの契約更新交渉などの際に役立ちます。
あなたの年次パフォーマンス自己評価には複数の読者がいます。
多くの人が年次業績自己評価を書くとき、念頭に置いている読者は上司です。 これは確かに真実ですが、半分しか真実ではありません。
多くの企業では、直属の上司が部下のスコアを採点した後、別の手順があります。複数の上司が一緒に座って部下のパフォーマンスを比較し、誰が A を取得し、誰が B を取得するかを決定します。一部の企業では、順位比率の制限も設けられています。 この会議は通常、校正会議と呼ばれます。
ただし、ほとんどの場合、その会議室にはいないでしょう。 したがって、あなたの代わりに話せるのはあなたの上司だけであり、彼が説得したいのはあなたのことも、あなたが今年何をしたかも知らない他の上司です。
想像してみてください。 あなたが書いた業績自己評価を上司に渡し、別の上司が「あなたの部署のこの同僚は今年何をしましたか?」と尋ねたとき。この時、彼はどのような文章を読み上げましたか？
さて、これが最初に覚えておいていただきたいことです。パフォーマンスの自己評価では自慢する必要はありませんが、いくつかのスキルを習得し、上司が発言したり直接引用したりできる文章に書く必要もあります。
次に、2 つの書き込み方法を比較してみましょう。
書き換え前：「今年は会員管理を積極的に推進し、好成績を収めました。」
書き換え後：「LINEの有効友達数は42,000人から61,000人に増加し、年間目標は60,000人です。このうち5月の記念日で1ヶ月で6,800人増加し、同期間で広告経由で約4,100人が増加しました。」
最初の文は間違っていませんが、上司が会議中にそれを読み上げても、返ってくるのは「それでは？」ということだけです。 2 番目の文は直接読むことができ、質問に耐えることができます。 2 番目の文で、彼が率先して「その一部は広告によってもたらされた」と説明していることにも気づいたかもしれません。 これは自分を弱めることではなく、自分を守ることです。 上司が質問されたときに答えることができれば、あえてあなたの代わりに話してくれ、さらにはあなたを守るでしょう。
この背後にある理由は、「職場の文章力はあなたのスーパーパワー」で説明したことと同じです。 つまり、自分の言いたいことだけを言うのではなく、相手が使えるものを言うのです。
業績評価は、年次業績自己評価を提出する前に大まかに決定されます。
2つ目は時間です。
ほとんどの人は、年次業績自己評価締め切りの数日前に、やっとのことで白紙のフォームを開きます。 私は心配そうにカレンダーをめくり、週刊新聞を探し、以前に送った手紙を探しました。 3月に何をしたか思い出せませんでした。 私が覚えている限りでは、それが結果としてみなされたかどうかはわかりませんでした。
しかし、上司がスコアを付ける前に、おそらくすでに大まかな順位を念頭に置いていることがわかっていれば、パフォーマンスの自己評価を提出してから考え始めるのは実際には少し遅いことに自然に気づくでしょう。
したがって、自己評価の締め切りから逆算して、評価シーズン全体のスケジュールを立てることをお勧めします。 自己評価の締め切りをE、面接日をMとすると、おおよそ次のようになります。
- E の 30 日前: 評価フォームを入手し、フィールド、採点の定義、期限を理解します。
- E 最初の 21 日間: 監督者と 15 分間面談します。 詳細は後ほど。
- E 最初の 14 日間から最初の 7 日間まで: 今年行ったことを棚卸しします。 ・E 7日前～2日前：自己評価を書いて自分をチェックする。
- 面接の 3 日前: 面接で話す内容を準備します。
- 面接の 1 日後: 確認メールを送信します。
E の最初の 30 日間では、最初に尋ねる価値のある質問がいくつかあります。 事前に人事または直属の上司に問い合わせることができます。
- 自己評価フォームの欄は何ですか？ 文字数制限はありますか？
- 評価はどのように定義されますか?義務的な分配率はありますか? ――年初に立てた目標は、年の途中で修正されましたか？ 変更されている場合は、変更されたバージョンを見つけます。
- あなたの自己評価は誰が読むのでしょうか？ 直属の上司、次のレベルの上司、それとも委員会ですか? ―人事評価と何が結びつくのでしょうか？ 年末、昇給、昇進?
- 会社には生成 AI の使用に関するポリシーがありますか?
最後の質問は特に重要です。 これについては、後で AI について説明するときにもう一度触れます。
在庫: まず、年間全体の記録を見つけます。
年次業績自己評価を書く際に最もよくある問題は、書けないことではなく、覚えていないことです。
1 年分の仕事を積み上げると、カレンダー、週次レポート、メッセージング アプリ、電子メールに分散して膨大な量になる可能性があります。 急いで書かないことをお勧めします。まず、1 時間かけて、カレンダーのタイトル、週報の断片、送信された手紙の件名という 3 つの場所の記録を取得します。 列に 1 つのことを書き、その横に月と情報源を付けます。
このとき、自分でもやったことを忘れていることに気づくでしょう。
たとえば、私はマニュアルの中で、電子商取引会社のマーケティングに携わる架空の人物、王○○をデザインしました。 彼は、3 月に退職した同僚から電子ニュースレターを引き継いだとき、47 件の未使用の配信リストを 9 件に統合したことを思い出しました。 7月には、顧客サービス部門を支援し、会員関連のFAQを62件から28件に統合した。 これらはいずれも彼のKPIに含まれておらず、在庫がなければ業績自己評価には一言も表示されない。
棚卸しを行った後、すべてを年の初めに設定した目標と比較します。非常に便利な 2 つのリストが表示されます。
1つ目は「結果のない目標」ですが、ここでは説明する準備が必要です。
2つ目は、当直をする、新しい人を連れてくる、部門を超えたサポートをするなどの「目標のない成果」です。 これらは最も見落とされがちな領域ですが、パフォーマンスの自己評価に追加する価値は最もあります。 上司はあなたが顧客サービス部門を手伝ったことを覚えていないかもしれませんが、それを書き留めておけば、何か話したいことがあります。
年次業績自己評価を書くための 5 つの原則
反省してから書き始めました。 AIを使わずに直接適用できる5つの原則をまとめました。
まず、先頭に結果が書かれています。 最初に何が変わったのかを書き、次に何をしたのかを書きます。 上司やその他の上司が一番知りたいのは結果であり、プロセスは後から付け加えることができます。
2 番目に、上司が気を配る言葉を使用します。 経営者は通常、収益、コスト、時間、リスク、顧客を気にします。 したがって、「FAQ を整理する」は、「顧客サービスからの繰り返しの応答を減らす」と言い換えることができますが、これは証拠がある場合に限ります。 証拠のない翻訳は梱包となります。
第三に、数字や検証可能な事実をうまく活用します。 すべてに番号が付いているわけではありません。 数字がない場合は、回数、期間、成果物、誰が証言できるかなど、検証可能な事実だけを書き留めます。 例えば、「6か月間インターンの世話をする」「12週間の勤務記録」など。 見栄えを良くするためだけに比率を調整しないでください。
4つ目は、自分の役割を明確にすることです。 これら 4 つの単語、主導する、責任を持つ、支援する、参加する、の意味は大きく異なります。 あなたが担当するチームが完了した結果を書き留めます。 私はマニュアルに登場するもう一人の架空の人物、エンジニアの李○○をデザインしました。彼は当初「クラウド コストの 9% 削減を主導」と書きたかったのですが、注意深く質問した結果、その 2% は会社が交渉した購入割引によるものであり、彼とは何の関係もないことがわかりました。 原文を書いて面接で聞かれたら答えるのに困る。
5 番目に、達成できなかった目標を正直に書き留めます。 ところで、これには一言言う価値があります。
言い訳をせずに未達成の目標について書く方法
これはおそらく、年次業績自己評価を書く際に最もイライラする部分です。理由を書きすぎると、逃げているように感じられます。 書くことが少なすぎると、罪を認めているように感じられます。
私の提案は、ギャップ、理由、何をしたのか、次のステップの 4 つの段落で書くことです。
王○○を例に挙げてみましょう。 彼の KPI の 1 つは、会員の再購入率を 18% から 21% に引き上げることでしたが、最終的には 20.4% に達しましたが、これは少し悪化しました。 彼は、10 月から競合製品のプロモーションが相次ぎ、影響を受ける可能性があることは知っていましたが、その影響がどれほど大きいかを証明するデータがありませんでした。
現時点で最も正直に書くと、「同時期に競合商品のプロモーションがあり、その影響についてのデータはない」ということになります。
うーん、それは少し弱いように聞こえますか？ 実際には違います。 上司は、あなたが外部要因に責任を委ねたり、数字をでっちあげて状況をごまかしたりしていないことを理解しているでしょう。 次に、これまでに何をしてきたか、そして来年それをどう埋め合わせるつもりかについて書きます。 この段落はこれで完了となります。
もう 1 人の架空の人物、張 ○○ は事業部長で、部門の収益達成率は 85% です。 「K社の発注は実質的に完了した」と書きたかったが、実際は相手方は念書に署名しただけで正式な発注にはなっていない。 より無難な書き方は、「念書に署名はしましたが、まだ正式な発注にはなっていません」の後に、発注予定月を添えるというものです。
まだ起こっていないことを結果として書けば、短期的には成績が半分上がるかもしれないが、一度でも疑問を持たれたら上司からの信頼を失ってしまう。 この価格はレベルをはるかに超えています。
書き終えたら、次の 2 つの質問をしながら読んでください。 上司が読んだら、私が言い訳をしていると思われますか?罪を認めているような気がしますか？ 両方の質問に対する答えが「いいえ」の場合は、送信できます。
AI ができること、できないこと
この時点で、「AI を使用してパフォーマンスの自己評価を作成できるか?」と疑問に思うかもしれません。
私の答えは「はい」ですが、その役割については明確にしておいてください。
AI は次のようなことに非常に適しています。投稿したカレンダーや週次レポートを結果のリストに整理します。一度に一つずつ質問し、それぞれの結果と証拠を求めます。うるさい監督で、証拠がないところ、論調が証拠を超えているところ、チームの功績が個人的なものとして書かれているところを一文ごとにマークする。
しかし、AI が決してやってはいけないと思うことがいくつかあります。 「約」、「ほぼ」、「超過」などの推定値を含む、提供していない数値を生成する。自己評価を与えます。そして誰が称賛に値するかを決定します。
理由は簡単です。 面接中、上司はあなたが書いたすべての文章を注意深く質問します。 AIが数字を埋めてしまったら、答えることはできません。 自分が何をしたのか、その証拠はどこにあるのかを知っているのはあなただけです。
また、AIに求人情報を投稿する前に、次の4つのことを行ってください。
- まずは社内規定を確認してください。 多くの企業は、内部データの外部 AI サービスへの投稿を制限または禁止しています。見つからない場合は、上司または情報部門に問い合わせてください。
- 匿名化。 顧客、メーカー、プロジェクトのコード名をコード名に変更し、同僚の名前を専門職の肩書に変更します。同僚の業績評価、給与、個人情報を投稿しないでください。
- 数字は自分だけのものにしておいてください。 企業秘密の数値については、代わりに比率または指数を使用してください。
- 会社が承認したツールを使用してください。 個人アカウントで「モデルを改善するために使用されるデータ」などのオプションをオフにすることを忘れないでください。ただし、オフにすることはデータの再利用を減らすだけであり、会社の規制に準拠することを意味するものではありません。
プロンプトを送信: AI に質問させます
今すぐ試してみたい場合は、マニュアルから簡略化したヒントを次に示します。 重要なのは、AI に質問をしてもらうことであり、代わりに書いてもらうことではありません。 まず、プロンプトの単語の後に結果のインベントリを貼り付けます (匿名化することを忘れないでください)。
私は年末の自己評価の準備をしていますが、これが私の年間業績のリストです。 どうか私の上司となって、すべての結果と証拠を見つけるのを手伝ってください。
ルール:
1. 一度に 1 つずつ質問し、私の答えを待ってから次の質問をしてください。
2. 一つ一つのことを順番に尋ねます。 結果は何ですか?数字はありますか？ 証拠はどこにありますか？ これは私が一人で行うものですか、それともチームとして行うものですか?
3. 数値オプションを提供しないでください。 また、数値を推定したり推定したりしないでください。
4. 証拠を提供できない場合は、[証拠で補足する] をマークしてください。クレジットが不明な場合は、[確認中] をマークしてください。
5. リストにないものを追加したり、私の自己評価として書き換えたりしないでください。
6. すべての質問が終わったら、出来事、結果、数値、証拠源、私の役割、完了すべき項目を表に整理します。
私の業績のリストは次のとおりです。3 番目のルールは特に重要です。 AI は、「10% ですか、20% ですか?」と簡単に考えて尋ねます。それを選択すると、出典のない番号があなたのものになります。
面接の前に上司と 15 分間話し合う
最後のヒントは、多くの人が考えていないステップですが、これは効果的です。パフォーマンスの自己評価を提出する前に、上司と 15 分間面談してください。
単純な目的は、面接当日まで自分の主張を初めて聞くのではなく、校正会議の前に監督者に自分の主張を知らせることです。
この 15 分間で 3 つのことについて話すことができます。 上司が今年最も大切にしていることを 2 つまたは 3 つ挙げてください。自己評価で強調する予定の 3 つの結果について説明します。そして評価に対する期待を表明してください。 期待について話すとき、文型は非常に重要です。 「～とすべきです」ではなく、「根拠は～だと思います」と使うのがおすすめです。 前者は証拠を提供していますが、後者は駆け引きのように聞こえます。
上司が多忙で予約が取れない場合は、3 つの成果、1 つの未達成のこと、1 つの来年の焦点、1 つの必要なサポートを 400 文字以内でまとめた 1 ページの要約を上司に送信することもできます。
面接当日は上司のコメントや理由を聞いてから回答しましょう。 評価が予想と異なる場合は、議論するのではなく、次の 2 つの質問をしてください。「違いは何ですか?」 「次のレベルに進むためには何を見る必要がありますか?」次に、答えを書き留めます。
面接後24時間以内に、上司が提示した条件を書面にして確認書を送付します。 来年の今頃、この手紙は状況を把握するための最良の出発点となります。
上司の見方について詳しく知りたい場合は、「なぜ成績優秀者が上司に昇進できないのか？」も参考にしてください。 ](/blog/top-performer-cant-be-manager)〉と〈『上司の最強の仕事術』レビュー>。
この一連のメソッド全体をマニュアルとして設計しました
上で述べたことは、今週店頭に並べたばかりの「期末評価自己評価・面接パッケージ（新しいタブで開く）」の一部です。
このマニュアルを書く出発点は、毎年多くの専門家が業績評価に苦労しているのを見てきたことでした。私は会社員になってからそれほど時間が経っていませんが、それでも感じることがあります。 インターネット上には、フィールドへの記入方法を教えてくれる無料の自己評価の例がすでにたくさんあります。そこで私がやりたいのは、無料のサンプルに含まれていないもの、つまり評価シーズン全体と、直接入力できるファイルです。
同マニュアルは、業績評価の決め方の理解から、評価計画の策定、年間実績の棚卸し、自己評価の書き方、期末報告説明会の作成、面接前後の話し方、追跡方法まで、5つのモジュールと19のステップに分かれている。 各ステップは最初にやり方が教えられるので、AIなしでもその通りに進めることができ、リマインドワードも付いています。 マニュアル全体には 12 のプロンプトワードが含まれており、自己採点や面接など、意図的に AI を使用しない追加のステップが 7 つあります。なぜなら、それはあなた自身の判断であり、人と人との会話でもあるからです。
PDFマニュアルに加えて、年次業績棚卸表（Excel）、自己評価表テンプレート（Word）、期末報告書プレゼンテーションテンプレート（PowerPoint）、1ページの概要と面接準備カード、および3人の架空の人物が記入するサンプルファイルが付属しています。
これら 12 個のプロンプトは、最終バージョンを使用してクロードでテストされました。合計 31 のダイアログがあり、そのうち 30 がすべてのルール チェックに合格し、1 が部分的に合格しました。 テスト中、私はAIに、私に代わって数値を推定したり、他の人の貢献を組み込んだりするなど、ルールに違反するよう意図的に13回も要求しました。 13回も拒否した。 ただし、私は Claude でのみテストしており、ChatGPT、Gemini、Copilot ではテストしていません。このことはマニュアルにも記載されています。
現在の場所に応じて、使用方法は異なります。
- パフォーマンスの自己評価をまだ提出していない場合は、最初から順番に従ってください。
- すでに提出済みで面接待ちの場合: 年末レポート説明会のパートに直接行き、面接を受けてください。
- 今年の評価シーズンは終わりました。来週の金曜日から、毎週 5 分間かけてコラムを書き留めてください。そうすれば、来年は空白の状態から始める必要がなくなります。
正式価格は1,599元、初期価格は1,199元で、最初の50部に限定されます。 デジタル ストアの Workplace Toolkit セクション にアクセスして、他のマニュアルをチェックすることもできます。
明確にしておきますが、このハンドブックは業績評価の結果を保証するものではありません。 評価は多くの要素に基づいて貴社によって判断されるものであり、誰もそれを保証するものではありません。 これが役立つのは、1 年間の結果を取得し、すべての文の出典を示して自己評価を書き、面接で明確に話すことです。
最近の小さなこと 2 つ
まずは11月末の7日間のチャレンジキャンプへのカウントダウンが始まったことだ。 キャンプは11月30日に始まります。毎日タスクレターが届きます。 7日間で、毎日使える小さな道具を作ります。プログラムを書かなくても、インターネット上に公開して URL を取得できます。 登録は11月28日に終了します。詳細は7日間チャレンジキャンプのご紹介をご覧ください。
次に、新刊「AI 無人会社」が表紙の最終仕上げ段階に入りました。 この 2 日間、私は皆さんに表紙への投票にご協力をお願いしました。 現在は赤色の方が人気があります。 投票してくださった皆様、ありがとうございました。 決定が完了しましたら、共有させていただきます。どのバージョンが好きかメッセージを残していただければ幸いです。
▲「AI無人会社」の表紙候補3名
あと、先ほど書評を書きました。 元「ウォール・ストリート・ジャーナル」テクノロジー記者ジョアンナ。 スターン氏は丸1年をかけて、健康、移動、家事、仕事をAIに引き継いだ。読んで一番吸収したいのは、彼女が自分に課した3つの原則です。 ご興味がございましたら、「『人間に頼らず一年生きてみる』書評>」をご覧ください。
最後に、あなたの経験と提案を聞きたいです
あなたの会社の評価シーズンはいつですか?年次業績の自己評価を書くとき、どの段落が一番行き詰まりますか?あるいは、部下のために意見を言うのがとても上手な上司に出会ったことはありますか？
お気軽に教えてください。 あなたの貴重な経験と提案は、このマニュアル（新しいタブで開く） の次のバージョンをより良くするのに役立ちます。 年末の業績の自己評価について心配している同僚や友人がいる場合は、この記事を共有するか、「Vista ニュースレター（新しいタブで開く）」を購読するよう招待してください。
次回お会いしましょう！
ビスタ
