説明会の価値はコミュニケーションや説得ではなく、仏教の合意である
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「Business Briefing Series Symposium」の最初のセッションは、[Han Mingwen] (https://www.pook.com.tw/) 教師と [Sun Zhihua] (https://pptlab.blogspot.tw/) 教師の主催により、2 月 1 日の夜に開催されました。テーマは「複雑さを単純化する」。 「複雑さをシンプルに」という話なので、情報をシンプルにするためのテクニックはもちろんたくさん話しましたが、質疑応答の時間では、お二人の先生からプレゼンの枠を超えた、説明会前に説明先を説得するという課題が出されました。
Sun Zhihua 教師は、「説明会 はコミュニケーションや説得ではなく、合意に達することが目的です。」とさえ指摘しました。
一見すると、これは私が普段知っているブリーフィングの内容とはかなり異なっているように思えます。コミュニケーションと説得のプロセスが ブリーフィング 会議で行われない場合、どの段階で行う必要がありますか?
事前の宿題はコミュニケーションと説得です
これまでの経験を振り返ってみると、実は説明会前の準備作業こそがコミュニケーションと説得の鍵であることに気づきました。
私の仕事はラジオ広告の企画です。ある提案の前に、これまでと違う企画を提案するために、「顧客が○○元相当のプレゼントを提供し、ホストがライブ中に観客にコールインや交流を促し、プレゼントを渡すことで顧客の好意を得る」と書きました。良いアイデアだとは思いましたが、上司に提出した瞬間に疑問が呈されるとは予想していませんでした。
上司は私に「ラジオ局がこのような活動に協力できるかどうか尋ねたことはありますか？」と尋ねました。
私は言葉を失い、もう一度提案することしかできませんでした。その後、ラジオ局と連絡を取り、協力できるプロモーション方法を確認し、お客様のニーズに合わせて再度提案させていただきました。代わりに、顧客担当者がライブ プログラムに出演し、視聴者からの電話による質問を受け付けました。最終的に、お客様は導入に同意し、全員が満足しました。
今振り返ると、当時のコミュニケーションの順番が間違っていたと思います。お客様が納得していれば、無線局としては導入にそれほど問題はないのではないかと考えました。しかし実際には、駅の仕事は非常に複雑です。 NCCから罰金を科せられないように、番組の品質に気を配り、広告を手配し、広告の間違いに注意しなければならない。
これだけ仕事が多くなると、確かにさまざまなニーズに応えられないかもしれません。最初はクライアントを説得したものの、最終的にラジオ局がその実行に協力できないことが判明した場合、クライアントは私たちのプロフェッショナリズムを疑問視することは避けられず、当然のことながら協力は破棄されます。そのため、まず無線局とやりとりして実行可能なプランを決め、その後お客様を説得すれば自然と成功率は高まります。
会議の前にコミュニケーションと説得があり、説明会は単なる話し合い
シンポジウムでは２人の先生も同様の意見を述べられました。
孫志華先生は全員に「会議にはたくさんの人が出席していますが、主に誰を説得しようとしているのですか？」と尋ねました。
提案の種類が異なれば当然、必要な対象者も異なります。たとえば、実装指向の提案の場合、部長が納得する必要がありますが、実現可能性については最初に幹部に伝える必要があります。大規模な提案の場合、ゼネラルマネージャーは納得する必要がありますが、バックエンドがそれをサポートできるかどうかを確認するために、最初にバックエンドを技術部門と連絡する必要がありますか?もちろん共通点は事前のコミュニケーション。
ハン・ミンウェン教師も、これがプレゼンテーションの第 2 レベルの [重要なポイント] であると指摘しました (https://www.pook.com.tw/presentation-lesson14)。主な焦点は、意思決定者の意思決定を支援することです。
最近読んだ「孫正義の一度でOKの社内プレゼンテーション術」にも同様の見解が記載されていました(Lesson9を参照)詳細についてはレッスン 28)。
以上の3点ですが、説明会の前に、まず計画の実現可能性を関係者に伝え、まず合意を得るということです。正式な説明会では、計画がどのように利益をもたらすかに焦点を当て、結果を意思決定者に提示する。
通信シーケンスが異なれば結果も異なります
私がプレゼンテーションを学び始めた当初は、「説明会はコミュニケーションのツール」「プレゼンテーションの目的は意思決定を支援すること」という情報ばかりだったので、意思決定者を説得することに重点を置くのは当然でした。
しかし、実際には、意思決定者と向き合うことが最終的な結果となります。その前には、サプライヤー、管理部門、業務執行部門、物流管理などの継続的なコミュニケーションプロセスがあり、これらはすべてコミュニケーションが必要なオブジェクトです。一つのリンクをしっかりと把握しておかないと、最終提案の成否に影響を及ぼします。
したがって、次回、意思決定者を説得する方法について考える機会があるときは、成功と失敗の違いを生み出す人々を説得する方法を考えてください。通信順序を調整すれば、異なる結果が得られます。これはまったく複雑ではありません。試してみればわかります！
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